Project Management Software: финиш?

Не просто в двух словах описать какой должна быть идеальная система управления задачами (Project Management Software). Таковой на рынке ПО пока не существует. По крайней мере я не смог найти систему хотя бы 80% удовлетворяющую моим критериям «идеальности», что наводит на мысли о создании подобной системы, близкой к идеалу. Творческий симбиоз гениального программиста и не менее гениального маркетолога, с пониманием технической стороны вопроса могут дать очень хороший результат.
 
Я протестировал 23 системы управления проектами, вот этот список (для некоторых систем я привёл просто адрес сайта):
 

  1. twproject.com (TeamWork)
  2. attask.com
  3. celoxis.com
  4. IPI.Manager
  5. 5pmweb.com
  6. TaskMerlin
  7. Мегаплан
  8. clarizen.com
  9. IntraWork
  10. BaseCamp
  11. taskmanagementsoft.com
  12. TrackStudio
  13. eGroupWare
  14. easyprojects.net
  15. wrike.com
  16. pmbox.ru
  17. geniusinside.com
  18. Blue Ant (proventis.net)
  19. aceproject.com
  20. autotask.com
  21. centraldesktop.com
  22. WorkLenz
  23. 1C-Bitrix: Корпоративный портал (это не PM как таковая, просто в ней имеется функционал управления задачами)

Стоит отметить, что наиболее перспективными на мой взгляд являются все же web-based приложения, несмотря на то что компилированные варианты в некоторых случаях более производительны, однако менее гибкие для кастомизаций. Практически все web-based приложения базируются на PHP или Java + MySQL, а по сему могут быть настроены под клиента самим же клиентом, что исключено для компилированных версий. Более того для web-based решений общий доступ к системе не требует установки клиентской части на компьютеры пользователей, что упрощает процедуру развертывания в корпоративной сети.
 
Вот список наиболее важных критериев отбора которыми я руководствовался:
 

  1. Удобство использования (Usability):
    Это один из самых важных критериев. Система, с который вы и ваши подчинённые будете работать каждый день по несколько часов, должна быть быстрой, удобной и всячески приятной для использования. Без этого критерия все остальные преимущества сводятся на нет.
  2. Web технологии, используемые в программе:
    Этот критерий определяет скорость и другие параметры приложения. Из технологий можно выделить Ajax + Java Script + CSS. Без этих технологий немыслим успешный web-based проект.
  3. Установка на локальный сервер:
    Ни одна нормальная компания на захочет хранить все свои проекты на чужом внешнем web-сервере.
  4. Учёт отработанного времени:
    Очень важный момент. Организует подчинённых. Собственно без этого система управления проектами теряет свой смысл. Не все люди на этой планете хотят и любят эффективно работать во благо компании и личного совершенствования. По этому поводу будет отдельная статья…
  5. История изменения параметров проекта:
    Опять же важный момент. Ведение лога изменений проекта – обязательное условие. Из-за тотального отсутствия этого пункта во многих системах приходилось сразу от них отказываться. Без истории изменений можно модифицировать исходный проект до неузнаваемости.
  6. Почасовое планирование дня:
    Не самая важная весчь, но всё же помогает организовать личный тайм-менеджмент для подчинённых, хотя они этого очень не любят как правило.
  7. Статус готовности задачи (% или ч.ч. от плана):
    Это просто must have для PM Software. Иначе это не PM а тупо записная книжка.
  8. Планирование трудозатрат по задаче:
    Вот без этого PM не PM. Однако руководитель должен не понаслышке знать сколько человеко-часов требует конкретная задача. Хорошо что в своё время всё что делают мои подчинённые сейчас я делал сам лично, по этому могу с приличной точностью спрогнозировать трудозатраты.
  9. Система отчётов:
    Этот момент крайне важен для составления квартальных и прочих отчётов с целью оценки работы подчинённых и подсчёта премий. В идеале нужны красивые графики, отображающие динамику выполнения проектов и т.п.
  10. Диаграмма Ганта и зависимости по проекту:
    Очень важно, ибо проект очень часто состоит из нескольких задач, назначенных на разных исполнителей и визуальная оценка сложности проекта крайне важна для руководителя.
  11. Регулярные задачи
    Это не особо важный фактор, ибо он применим для работы конвейерного типа. В софтверном бизнесе подобных задач не много. Преимущественно это проектные задачи.
  12. Система напоминаний:
    Пинать надо всех и всегда. Тут добавить нечего.
  13. Деление проекта на задачи и подзадачи, под-под-задачи и т.д.
  14. Возобновление завершённой задачи
  15. Фильтрация задач
  16. Построение структуры подчинённости
  17. Поддержка Unicode и многоязычность интерфейса
  18. Система распределения прав доступа к задачам

Финалист тестирования – система TeamWork (twproject.com). Made in Italy.

А вот собственно и моя рабочая табличка сравнения вышеперечисленных систем:

http://www.lisovskiy.ru/wp-content/project_management_software_testing_q2_2009.xls

Разумеется у системы TeamWork есть свои недостатки, но на фоне достоинств они несущественны. Как я уже говорил, идеальной системы пока не существует.

Автор: Евгений Лисовский

Я - Homo Mobilus.

  • msorc

    Упущена масса достойных продуктов:
    Финалист — Redmine (redmine.net.ua), с отчетами правда там слабовато.
    Очень хорошие отчеты и аналитика в Achievo, но сам продукт местами не очень удобен.
    Еще можно взглянуть на TeamElements, dotProject, ClockingIT, ]project-open[, Streber.

    • Спасибо за совет 🙂 Обязательно посмотрю предложенные продукты и отпишусь о впечатлении. Покамест я со своим отделом маркетинга продолжю активно использовать триальную версию TeamWork (выбил у них продление триала ещё на 1 месяц).

  • Вот первое впечатление о предложеных системах:
    1. redmine.net.ua — совершенно не user friendly система. Это важнейший фактор. Демо версия пустая. Судя по скриншотам это очередная система в духе IPI и IntraWork. По скорости работы все эти системы также существенно уступают TeamWork.
    2. Внешне чуть получше чем redmine.net.ua но всё такой же пустой сайт, пустое демо. Маркетологов этих компаний надо увольнять. До TeamWork не дотягивают.
    3. TeamElements — ни демки, ни скриншотов. Трудно что-то сказать. Интуитивно полагаю что это что-то в духе eGroupWare.
    4. dotProject — тот же eGroupWare только хуже.
    5. ClockingIT — выглядит вроде неплохо, но по 3 скриншотам трудно судить. Готового тестового демо нет. Надо регистрироваться.
    6. ]project-open[ — не особо юзер френдли, но по функционалу на первый взгляд нормально. Опять же надо тестировать. Однако подхода к оформлению рабочего стола как у TeamWork я пока нигде не встречал.
    7. Streber — не user friendly.

    Одним словом попробуйте TeamWork и сами всё поймёте.

  • pe4u

    Евгений, Ваш обзор весьма полезен. Однако хочется продолжение банкета 🙂 в виде таблиц сравнений, скорости работы и т.д. и т.п !

    • Виноват 🙂 Все есть, просто работы очень много а времени мало. Сегодня выложу табличку. Только сразу предупреждаю, там мои заметки и комментарии без цензуры 🙂 Причесывать не буду. Будут вопросы — велком!

  • DMarcello

    как вам Comindwork?

    • Сайт хорош (все-таки лицо компании), хотя скриншоты было бы неплохо по клику раскрывать в полном размере. В текущем исполнении они неинформативны. Сами понимаете, за неимением полноценной предустановленной онлайн демо-версии продукта хочется по скриншотам быстро посмотреть как выглядит интерфейс. Видео туры это все замечательно, но вот только затратное по времени. Большинство посетителей все же смотрят скриншоты, ради экономии времени, а уж если на скриншотах что-то «цепляет», то можно и видео тур глянуть.
      Продукт посмотрю и отпишу своё мнение. Судя по фичам должно быть интересно. Главное чтобы все это ещё быстро работало и было удобно 🙂

  • kindrosker

    Большое спасибо за статью. Хотелось бы узнать Ваше мнение по следующему вопросу. Как известно у маленьких команд и больших организаций разные потребности в системе Project Management.
    Какие самые важные критерии Вы бы выделили в которых нуждаются большие команды?

    • Спасибо! Хороший вопрос. Ну, во-первых, большая команда подразумевает разветвленную древовидную структуру с большим количеством проектов/задач/подзадач. Тут-то сразу и вырисовываются недостатки web-based PM продуктов. Представьте, что вы раскрыли в web-based системе управления проектами все ветки проектов с задачами, а их там ну, скажем 300 шт (на квартал). Любая web-based система будет испытывать трудности при выводе такого количества задач в браузере, особенно если для каждой задачи в списке будет использоваться какой-нибудь интерактивный элемент управления. Т.о. для больших команд все же лучше подыскать систему, которая способна быстро выводить на экран большое количество задач. Ну и, разумеется, должна быть вменяемая и удобная система отчётности по задачам, на примере системы TeamWork. Без отчётности по трудозатратам в большой компании будут проблемы с темпами выполнения проектов и анализом текущих статусов и реальных трудозатрат. Так же было бы неплохо для крупной компании использовать оценку стоимости проекта как минимум по трудозатратам сотрудника в денежном эквиваленте, чтобы чётко представлять бюджет проекта. Как средство стратегического планирования, пожалуй, подойдёт тот самый MS Project. Однако он совершенно не user friendly для работников и отчитываться о времени по проектам в нём катастрофически неудобно. Ну и, разумеется, надо понимать, что рассчитанные автоматически в MS Project проекты непригодны для реального использования. По сему, стратегическое планирование я делаю в MS Project, а далее переношу проект в TeamWork, более удобный для сотрудников в работе.

  • Наталья

    Евгений, почему вы поставили Мегаплану такие низкие баллы?

    1. На счет удобство интерфейса вопрос субъективный. Лично мне очень удобно пользоваться.
    2. Почему web-based 1?
    3. Установка на локальный сервер. Есть как saas так и коробка
    4. Учет отработанного времени.
    5. История изменений. Фиксируются все изменения (смена исполнителей, дедлайнов, смены сути задачи,…)
    6. почасовое планирование дня в модуле «Дела»
    7. статус готовности задач. есть учет времени в человео-часах и процентах
    8. не совсем поняла что Вы имеете в виду. Можно выставить дедлайн, а также есть планирование в человеко-часах, можно задать старт задачи и финиш
    9. система отчетов скоро будет.
    10. диаграмма ганта есть
    11. можно поставить повторяющиеся задачи
    12. система напоминаний по мэйлу, джаберу и смс. частоту напоминаний можно скорректировать на ту которую хотите.
    13. подзадачи с любым уровнем вложенности
    14. возобнавление завершенных задач, постановка задач на паузу, кнопка «провалить»
    15. фильтрация, поиск и т.д.
    16. построение структуры подчиненности доступно сотруднику с hr правами
    17. есть английский язык
    18. система распределения прав вам не понравилась?

  • @Наталья
    Наталья, спасибо за вопросы 🙂
    В первую очередь напомню, что сравнение я делал ровно год назад (август 2009). По сему, полагаю, разработчики Мегаплана успели расширить функционал. Более того, обзор этот, разумеется, не заказной, т.к. поиск Project Management системы я делал для нужд собственного отдела маркетинга, а стало быть руководствовался я своими представлениями об удобстве и функционале. Тем не менее постараюсь максимально точно ответить на ваши вопросы:

    1. На счет удобство интерфейса вопрос субъективный. Лично мне очень удобно пользоваться.

    Отчасти Вы правы, однако не стоит забывать о том, что интерфейс для руководителя и для подчиненного должны отличаться: подчиненному должно быть максимально удобно (и приятно) отчитываться по трудозатратам, а руководителю — смотреть статусы по задачам и вносить необходимые модификации. Именно поэтому к тестированию финалистов сравнения я привлекал своих подчиненным с целью протестировать работу системы в связке руководитель-подчиненный 🙂 Одним словом у нас получилась неплохая тестовая площадка.

    2. Почему web-based 1?

    В Мегаплане я не нашёл возможности кастимизировать блоки информации на странице, т.е. располагать их так, как мне удобно. К тому же отчитываться по трудозатратам не удобно (читай долго), т.к. нужно сперва задачу открыть. В TeamWork это решено элегантно: в специальном окне вы пишете сперва детали того что было сделано, затем затраченное время и лишь потом выбираете из дроп-даун меню задачу, к которой надо приатачить этот отчёт. При этом строка выбора задачи реализована по принципу саджестов, как в Google и Яндекс.

    3. Установка на локальный сервер. Есть как saas так и коробка

    Это хорошо, но вот я на сайте не нашёл никакой информации о том, какую базу данных использует Мегаплан, под какую ОС ставится, на каком языке написана. Кстати, на сайте нет раздела «Поддержка»… это фейл 🙂

    4. Учет отработанного времени.

    Как я уже писал выше, система учета отработанного времени реализована не удобно. Посмотрите как это сделано в ТимВорке.

    5. История изменений. Фиксируются все изменения (смена исполнителей, дедлайнов, смены сути задачи,…)

    Для меня лог изменений — это отдельная закладочка в задаче. Сваливать в одну кучу лог изменений и лог переписки по задаче, на мой взгляд, не лучшее решение, т.к. отвлекает от основной переписки по задаче.

    6. почасовое планирование дня в модуле “Дела”

    Тут имеется ввиду возможность для меня как руководителя посмотреть какие задачи система предлагает моему подчиненному делать в текущий день и в каком объёме. Разумеется эти расчёты в большинстве случаев далеки от жизни, тем не менее дают возможность оценить нет ли перегрузки на подчиненного.

    7. статус готовности задач. есть учет времени в человео-часах и процентах

    Как руководитель, я хочу на одной странице видеть все проекты, назначенные мной и ориентироваться по статусу готовности и статусу соблюдения сроков. Если я установил учёт по часам, то система должна показывать мне % от часов, которые я установил для этой задачи. Если не по часам, то просто в % — т.е. как статус готовности оценивает подчиненный.

    8. не совсем поняла что Вы имеете в виду. Можно выставить дедлайн, а также есть планирование в человеко-часах, можно задать старт задачи и финиш

    Не удобно менять трудозатраты. Вот я открыл задачу в Мегаплане, а поля, где прописаны трудозатраты, установленные для задачи не видно, а это ключевой параметр задачи, который должен быть в быстром доступе.

    9. система отчетов скоро будет.

    Ок. Кстати по этому пункту почти у всех систем проблемы, кроме IPI.Manager и attask.com. Насколько мне известно в Jira тоже неплохо сделаны отчёты, графики и т.п. Тем не менее это не так важно, как результаты работы 🙂 Для меня важно чтобы PM системы помогала моим подчиненным легко ориентироваться в задачах и быстро планировать свой рабочий день, чтобы получить максимальных результатов.

    10. диаграмма ганта есть

    Диаграмма в мегаплане перегружена. Одна из лучших даиграмм Ганта — в MS Project, хотя всё остальное в проджекте неудобно 🙂

    11. можно поставить повторяющиеся задачи

    На практике этот критерий оказался не таким принципиальным. Я просто каждый квартал делаю копии регулярных проектов. Излишняя автоматизация тоже нихт гуд.

    12. система напоминаний по мэйлу, джаберу и смс. частоту напоминаний можно скорректировать на ту которую хотите.

    Самая лучшая система напоминаний — непосредственно в системе. Посмотрите как это в ТимВорке сделано. Там есть виртуальные стикеры, которые выскакивают при обновлении страницы: их можно переместить, свернуть, закрыть. Хотя конечно одна из наибоее удобных систем напоминания — стандартная напоминалка в аутлуке. Вот к чему надо стремиться, т.к. она наиболее назойливая и пока не закроешь окно не приступишь к работе.

    13. подзадачи с любым уровнем вложенности

    См. тимворк, там можно добавить подзадачу в два клика, при этом надо ввести только название, трудозатраты, ответственного и нажать Save. А уж детали можно потом внести.

    14. возобнавление завершенных задач, постановка задач на паузу, кнопка “провалить”

    По этому пункту у всех систем в общем одинаковый функционал.

    15. фильтрация, поиск и т.д.

    Да, тут мой косяк. Поиск и фильтрация есть. Проблема в том, что я не заметил эту панельку: уж очень нестандартно она расположена. Во многих системах поиск расположен в стандартном правом верхнем углу 🙂

    16. построение структуры подчиненности доступно сотруднику с hr правами

    У мегаплана стоит 3 из 3 баллов 🙂 Так что всё ок.

    17. есть английский язык

    Тут скорее плюсом было наличие русского 🙂 Не помню почему поставил 2 из 3 балла. Может потому что только русский и английский.

    18. система распределения прав вам не понравилась?

    Система вроде бы нормальная, судя по моей оценке. Больше сказать не могу, т.к. надо тестировать, а времени всободного мало 🙂

    Ну вроде бы на все вопросы как смог ответил 🙂 Хочу отметить, что PM системы, устраивающей меня на все 100% я пока не нашёл, так что есть к чему стремиться 🙂

  • Евгений,

    Спасибо, за интересный анализ. Но всё-таки в самом начале хотелось бы увидеть, что понимается под Project Management Software? Планирование? Трекинг? Управление change requests и т.д.? Пока не будет поставлено чёткой цели, что именно планируется делать, выбирать систему бессмысленно.

    Проекты также бывают разные: waterfall, agile, spriral и т.д. Для какого проекта мы выбираем систему?

    В любом случае интересны причины отсутствия в списке классики — MS Project, Confluence Jira, TechExcel Suite.

  • @Вamir

    Спасибо, за интересный анализ. Но всё-таки в самом начале хотелось бы увидеть, что понимается под Project Management Software? Планирование? Трекинг? Управление change requests и т.д.? Пока не будет поставлено чёткой цели, что именно планируется делать, выбирать систему бессмысленно.

    Спасибо 🙂
    PM система искалась мной для использования в отделе маркетинга компании Фаматек (команда из 5 человек). Под Project Management Software (для нужд отдела маркетинга) я понимаю систему, позволяющую планировать проекты, отслеживать трудозатраты, распределять задачи, обсуждать задачи совместно и создавать отчёты.

    Проекты также бывают разные: waterfall, agile, spriral и т.д. Для какого проекта мы выбираем систему?

    Мы выбираем систему для управления задачами отдела маркетинга, а не отдела разработки 🙂 По сему, перечисленные Вами методы разработки ПО не применимы для маркетинговых проектов.

    В любом случае интересны причины отсутствия в списке классики – MS Project, Confluence Jira, TechExcel Suite.

    MS Project – крайне неудобен для трекинга трудозатрат по задачам, тем не менее, на данный момент, диаграмма Ганта в MS Project более удобна чем в web-based системах. Именно поэтому квартальный план по проектам я готовлю именно в MS Project, а затем переношу в TeamWork.
    Jira используется нашими отделами разработки и тестирования.
    TechExcel Suite не пробовал 🙂 Надо будет глянть.

  • yavi

    А подскажите пожалуйста, как перенести teamwork на локальный сервер?

    • Поскольку мы изначально покупали лицензию для использования на внутреннем сервере, то у нас такого вопроса не возникало. Думаю этот вопрос лучше задать техподдержке teamwork, они отвечают достаточно оперативно.
      Вот контактные данные сотрудника техподдержки:
      Silvia Chelazzi
      schelazzi[собачко]open-lab.com

      Уверен процедура проста.

  • А не смотрели ли вы систему TUTOS? Старичок, но как по мне это самый функциональный OpenSource PM System

    • Не смотрел. Надо бы взглянуть. Опыт работы в стартапе дал мне понимание того, что ни одна система управления задачами не будет работать эффективно, если принципы тайм-менеджмента не будут донесены до конечных исполнителей этих самых задач. В противном случае всю работу по эффективному распределению задач придётся брать на себя руководителю, что не есть хорошо.

  • Василий

    Мы у себя для отслеживания маркетинговых задач (отдел ~5 человек) используем систему Birdview Projects. Она правда молодая, так что в обзор попасть никак не могла. Нам понравилась больше остальных.

  • Больше года используем «Планерку» (planerka.info)
    Из достоинств — простой учет входящих задач, и простой учет платежей.
    Платежи можно переносить на локальный файл, чтобы не хранить онлайн.

    Система бесплатная, из «довесков» — каталог методов проектирования.

  • dan

    Добрый вечер! интересный обзор, спасибо! Прошу вас при возможности провести анализ GroupCamp и вклюсить его в сравнительную таблицу. Сейчас внедряю эту систему уже в пятой компании и результаты просто замечательные.
    Сразу скажу, что нет возможности учета финансовых затрат в проектах и диаграммы Ганта, но это уже «бантики», без которых можно свободно обходиться.

    • Спасибо за инфу, но мое сравнение уже морально устарело, да и мои взгляды не PM системы изменились 🙂 Лично я за последние 3 года обкатал на 2 динамичных стартапах и на литрес простую формулу эффективного менеджмента: формирую проактивную команду, нацеленную на результат и использую несколько простых таблиц в Google Docs (вот тут есть моя презентация по методикам управления). Думаю те, кто почитает эту статью посмотрят ваш пост и потестируют рекомендуемое вами решение.